Pengertian
Penerimaan Sarana Kantor
Pengertian Penerimaan Barang adalah menerima fisik
barang dari pabrik, prinsipal atau distributor yang disesuaikan dengan dokumen
pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan
penanganan barangnya. Didalam aktifitas penerimaan barang ini terdapat 3 point penting
yang tidak dapat dipisahkan satu dengan lainnya:
- Fisik barang yang diterima
- Dokumentasi
- Cara penanganan barang
1. Fisik Barang Yang Diterima
Adalah bentuk fisik barang yang harus dapat dirasa, diraba atau
dilihat langsung. Penerimaan yang bukan berupa fisik barang dapat menyebabkan
perbedaan proses dan hasil yang akan dicapai. Pada umumnya hasilnya adalah
negatif. Jika ada penerimaan tanpa harus menangani fisik barangnya, maka perlu
dilakukan proses tambahan untuk memastikan keabsahan proses tsb.
- Prinsip penerimaan barang adalah menerima FISIK BARANG secara langsung. Bukan hanya DOKUMENnya saja.
- Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba atau dirasa dan dapat dibandingkan dengan dokumen pengantaran.
- Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi isi kemasan
- Tanggal Kadaluarsa barang, nomor batch
- Kuantitas barang VS dokumen
2.
Dokumentasi
Dokumen pemesanan; barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang mendasari berapa barang yang harus diterima, jenis barangnya apa dan untuk memastikan bahwa barang yang diterima adalah sama dengan barang yang dikirimkan.
Dokumen pemesanan; barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang mendasari berapa barang yang harus diterima, jenis barangnya apa dan untuk memastikan bahwa barang yang diterima adalah sama dengan barang yang dikirimkan.
- Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan dicocokan dengan barang yang dikirimkan.
- Dokumen yang diperlukan minimal dokumen pengiriman (DN (Delivery Note), DO (Delivery Order), Packing List atau Surat Jalan).
- Akan lebih baik jika dokumen Pemesanan (PO-Purchase Order) dilampirkan juga.
3.
Cara Penanganan Barang
Persyaratan penanganan; kondisi khusus yang harus disiapkan pada
saat barang tsb diterima. Apakah perlu ditangani pada suhu/temperatur khusus
atau perlu dilakukan penanganan khusus dikarenakan faktor beratnya, tingkat
kesulitannya atau masalah lainnya.
·
Tangani barang sesuai
dengan siklus hidupnya
·
Gunakan peralatan yang
sesuai
·
Pahami aturan
keselamatannya
Dalam
kegiatan administrasi penerimaan sarana kantor biasanya beberapa dokumen
sebagai berikut :
1.
Bukti penerimaan barang
2.
Laporan penerimaan baran (receiving
report).
Laporan
penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi tentang rincian
barang yang diterima, yang mencakup tanggal diterima, nama pengirim, nama
pemasok dan nomor order pembelian.
Contoh
laporan penerimaan barang sebagai berikut :
Tahapan Penerimaan Barang:
1. Masuk gudang.
2. Parkir dan antri.
3. Bongkar muat di loading dock.
4. Penyusunan barang bongkaran.
5. Pengecekan barang vs dokumen.
6. Pemasukan data kedalam system
7. Legitimasi dokumen.
8. Keluar gudang.
1. Masuk gudang.
2. Parkir dan antri.
3. Bongkar muat di loading dock.
4. Penyusunan barang bongkaran.
5. Pengecekan barang vs dokumen.
6. Pemasukan data kedalam system
7. Legitimasi dokumen.
8. Keluar gudang.
Departemen Pengolah Data.
Setelah
menerima input data penerimaan barang, departemen ini menjalankan program
update file dan pencetakan laporan penerimaan barang, dengan menggunakan file
induk pemasok, file induk persediaan dan file order pembelian.Pada tahap ini,
komputer akan membandingkan data input dengan data pada file order pembelian.
Jika ada perbedaan, maka perbedaan ini akan segera ditayangkan dilayar monitor
agar segera bisa dikoreksi.Selanjutnya program komputer akan memperbaiki field
kuantitas barang dipesan dan field kuantitas tersedia dalam file induk
persediaan, mencatat tanggal penerimaan barang dalam file induk persediaan dan
mencatat kuantitas diterima dalam file order pembelian.
Keluaran
dari proses ini adalah penerimaan barang sebanyak dua lembar dan diserahkan ke
departemen penerimaan barang. Setelah
menerima laporan penerimaan barang, departemen penerimaan barang
mendistribusikan laporan tersebut sebagai berikut :
- Lembar ke 1 bersama-sama dengan barangnya diserahkan ke bagian gudang.
- Lembar ke 2 bersama-sama dengan order pembelian dan slip pengepakan diarsipkan urut dokumen.
Prosedur
Penerimaan Barang.
Departemen
penerimaan barang menerima barang bersama-sama dengan slip pengepakan, selanjutnya
mencocokkan barang yang diterima dengan arsip order pembelia, memeriksa kondisi
fisik barang, menghitung kuantitas dan mengentry data penerimaan kekomputer
Mengadministrasikan penyimpanan barang sarana kantor
Setelah
menerima laporan penerimaan barang bersama-sama barangnya dari departemen
penerimaan barang, gudang akan memeriksa dan menghitung barang, kemudian
menandatangani laporan penerimaan barang dan meneruskan laporan tersebut ke
bagian utang.
Dalam kegiatan penerimaan
barang ada 3 kemungkinan yang dihadapi :
1.
Menerima barang dalam jumlah berbeda
dengan jumlah yang dipesan.
2.
Menerima barang yang rusak.
3.
Menerima barang dengan kuantitas
rendah.
Biasanya
pemasok akan memberikan kesempatan kepada pembeli untuk mengoreksi faktur
pembelian terhadap barang-barang yang tidak sesuai dengan pesanan.
Penerimaan
dan Penyimpanan.
Tujuan
utama diselenggarakan fungsi penerimaan dan penyimpanan barang adalah untuk
memferifikasi barang yang diterima dari pemasok dan melindungi barang tersebut
dari kehilangan atau pencurian.
Berikut ini ancaman-ancaman
dan prosedur pengendalian yang berhubungan dengan penerimaan dan penyimpanan
barang.
-
Penerima barang yang tidak dipesan.
Penerimaan kiriman barang yang tidak dipesan menyebabkan
perusahaan harus mengeluarkan biaya yang berkaitan dengan penyimpanan dan
pengembalian barang ke pemasok.
-
Kesalahan dalam penghitungan barang
yang diterima.
Perhitungan barang yang diterima secara akurat merupakan
faktor penting dalam menyelenggaan
catatan persediaan perpetual yang akurat.
-
Pencurian Barang.
Kehilangan barang dapat diatasi dengan prosedur :
a.
Barang harus disimpan dalam
lokasi yang aman dan akses ke lokasi tersebut dibatasi.
b.
Seluruh transfer barang antar
bagian dalam perusahaan harus didokumentasikan.
Contoh :
Departemen penerimaan barang
dan departemen penyimpanan harus mengetahui adanya transfer
barang dari lokasi penerimaan ke gudang.
Dibawah ini adalah contoh
kartu gudang :
Setiap
barang yang diterima dari departemen penerimaan barang, barang tersebut harus
dihitung dan diperiksa kembali, apakah barang yang diterima sudah sesuai dengan
laporan penerimaan barang dan mencatat ke dalam kartu gudang, kemudian barang
disimpan digudang berdasarkan nama, jenis dan spesifikasi barang. Demikian juga
untuk barang yang dikembalikan kepada pemasok dan barang yang akan dijual
mutasinya harus dicatat dalam kartu gudang.
2.
Pendistribusian sarana
dan prasarana kantor.
Pengertian Pendistribusian Sarana Prasarana.
Pendistribusian merupakan kegiatan
yang menyangkup pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi/ pemegang
yang satu kepada instansi/ pemegang yang lain. Pendistribusian atau penyaluran
perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab
penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu. Dalam
prosesnya ada 3 hal yang harus diperhatikan yaitu ketepatan barang yang di
sampaikan, baik jumlah maupun jenisnya, ketepatan sasaran penyampaiannya,
ketepatan kondisi barang yang di salurkan. Dalam rangka itu paling tidak 3
langkah yang sebaiknya di tempuh pleh bagian penanggung jawab penyimpanan atau
penyaluran, yaitu :
a. Penyusunan alokasi barang;
b. Pengiriman barang;
c. Penyerahan barang.
Langkah- langkah
Pendistribusian Sarana Prasarana
1).
Penyusunan Alokasi
Untuk
menghindari pemborosan dalam pembagian/ pendistribusian barang sehingga merata
dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing- masing, maka perlu disusun
alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh- sungguh
dapat menunjang kegiatan instruksional.
Dalam
penyusunan alokasi barang tersebut perlu memperhatikan beberapa hal sebagai
berikut:
a.
penerimaan barang
b.
waktu penyerahan barang
c.
jenis barang
d.
jumlah barang
e.
kegunaan/ keperluan barang
.
2).
Pengiriman Barang
Pengiriman
barang dari pusat- pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal
sebagai berikut:
a.
cara pengiriman
b.
pengemasan
c.
pemuatan
d.
pengangkutan
e.
pembongkaran
3). Penyerahan Barang
Dalam
penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan
barang, surat pengantar, tanda terima, biaya pengiriman dan lain sebagainya.
Barang
yang telah di terima di inventarisasikan oleh panitia pengadaan, setelah
kebenarannya di periksa berdasarkan daftar yang ada perlu surat pengantar,
tidak berarti semua personil sekolah bisa menggunakan secara bebas. Barang –
barang tersebut perlu di atur lebih lanjut untuk memudahkan pengawasan dan
pertanggung jawaban. Apabila pendistribusiannya tidak di atur dengan
sebaik-baiknya, pengelolaan perlengkapan sekolah akan mengalami kesulitan dalam
membuat laporan pertanggung jawabannya.
Dalam kaitan dengan perihal di atas,
perlu adanya penyusunan alokasi pendistribusian. Dengan terlebih dahulu di
lakukan penyusunan alokasi pendistribusian barang-barang yang telah di terima
oleh sekolah yang dapat di salurkan sesuai dengan kebutuhan barang pada bagian
– bagian sekolah, dengan melihat kondisi, kualitas, dan kuantitas barang yang
ada. Semakin jelas alokasinya, semakin jelas pula pelimpahan tanggung jawab
pada penerima. Dengan demikian pendistribusian akan lebih mudah di laksanakan
dan di kontrol setiap saat. Tujuan akhir penyusunan alokasi tersebut pada
akhirnya adalah untuk menghindari pemborosan yang seharusnya tidak terjadi
Tahap kedua dalam siklus pendapatan
adalah memenuhi order dan mengirimkan barang. Bagian gudang bertanggung jawab
intuk memenuhi order pelamggan dengan mengeluarkan barang dari gudang sesuai
dengan intruksi yang tercantum dalam tiket pengambilan barang (picking ticket). Metode pengiriman yang
digunakan, departemen pengiriman membutuhkan informasi yang akurat tentang
jenis barang apa yang akan dikirim dan kemana barang tersebut akan dikirimkan.
Informasi ini disampaikan melaui dokumen yang diterima dari departemen order
penjualan dan gudang. Adapun arus dokumen pada aktifitas pengiriman dapat
dilihat pada gambar sebagai berikut :
Keterangan:
1.
Bagian gudang menerima 3 lembar
bukti permintaan dan pengeluaran barang(BPPBG)
2.
Proses pengkajian dan mengisikan
kuantitas barang sesuai dengan BPPBG
3.
Lembar 1 bersambung kebagian
akuntansi dan dicatat pada kartu gudang.
4.
Lembar 2 dikirimkan kebagian
pengiriman barang bersamaan dengan barang pesanan
5.
Lembar 3 dijadikan arsip permanen
berdasarkan urutan nomor.
Dalam menyiapkan dan
mengirimkan dokumen pengiriman barang prosedurnya sbb:
·
Departemen ini mula-mula menerima
tembusan order penjualan, kemudian diarsipkan urut nomor. Selanjutnya
departemen ini menerima tiket pengambilan barang bersamaan dengan barangnya
dari gudang .
·
Departemen ini akan menghitung
barang dan membandingkan hasil perhitungan fisik dengan kuantitas yang tertulis
dalam tiket pengambilan barang dan kuantitas yang ditujukkan pada slip
pengepakan yang telah diterima sebelumnya.
·
Petugas pengiriman menghitung barang
yang diterima dari gudang, data tentang nomor order penjualan, kode barang, dan
kuantitas barang dimasukkan kedalam komputer dengan menggunakan terminal on
line. Pada tahap ini juga dilakukan pengecekan edit sebagaimana pada aktivitas
input data sebelumnya, untuk menjamin bahwa data pengiriman valid, akurat dan
lengkap.
·
Setelah
komputer menerima input data pengiriman, baru menjalankan program edit data dan pencetakan dokumen pengiriman,
dengan menggunakan file induk persediaan dan rile pengiriman. Prosedur ini akan memutakhirkan file kuantitas dalam file induk
persediaan. Keluaran dari proses ini adalah surat muat dan seluruhnya diserahkan
kedepartemen pengiriman. Surat muat adalah dokumen yang berisi kontrak resmi
yang menetapkan tanggung jawab terhadapa barang yang ada dalam proses
pengiriman. Dokumen ini mengidentirikasi perusahaan pengangkut, sumber, tujuan
dan berbagai instruksi pengiriaman dan menunjukkan pada siapa (pemasok atau
pelanggan) yang harus membayar biaya pengiriman.
Departemen pengiriman.
Setelah menerima surat muat, bagian pengiriman akan mendistribusikannya sbb:
1. Lembar
ke-1 diteruskan kebagian penagihan untuk memberitahu bagian penagihan agar
mulai menyiapkan faktur penjualan.
2.
Lembar ke-2 diserahkan ke perusahaan
pengiriman
3. Lembar
ke-3 beserta barang dan slip pengepakan dikirimkan ke pembeli
4.
Lembar ke-4 bersama dengan tiket
pengambilan barang, diarsipkan urut nomor untuk memantau pengiriman barang.
