Materi Penerimaan dan Pendistribusian Sarana dan Prasarana

Pengertian Penerimaan Sarana Kantor

Pengertian Penerimaan Barang adalah menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya. Didalam aktifitas penerimaan barang ini terdapat 3 point penting yang tidak dapat dipisahkan satu dengan lainnya:

1. Fisik barang yang diterima
2. Dokumentasi
3. Cara penanganan barang

1.      Fisik Barang Yang Diterima

Adalah bentuk fisik barang yang harus dapat dirasa, diraba atau dilihat langsung. Penerimaan yang bukan berupa fisik barang dapat menyebabkan perbedaan proses dan hasil yang akan dicapai. Pada umumnya hasilnya adalah negatif. Jika ada penerimaan tanpa harus menangani fisik barangnya, maka perlu dilakukan proses tambahan untuk memastikan keabsahan proses tsb.

• Prinsip penerimaan barang adalah menerima FISIK BARANG secara langsung. Bukan hanya DOKUMENnya saja.
• Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba atau dirasa dan dapat dibandingkan dengan dokumen pengantaran.
• Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi isi kemasan
• Tanggal Kadaluarsa barang, nomor batch
• Kuantitas barang VS dokumen

2.      Dokumentasi
Dokumen pemesanan; barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang mendasari berapa barang yang harus diterima, jenis barangnya apa dan untuk memastikan bahwa barang yang diterima adalah sama dengan barang yang dikirimkan.

• Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan dicocokan dengan barang yang dikirimkan.
• Dokumen yang diperlukan minimal dokumen pengiriman (DN (Delivery Note), DO (Delivery Order), Packing List atau Surat Jalan).
• Akan lebih baik jika dokumen Pemesanan (PO-Purchase Order) dilampirkan juga.

3.      Cara Penanganan Barang

Persyaratan penanganan; kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat barang tsb diterima. Apakah perlu ditangani pada suhu/temperatur khusus atau perlu dilakukan penanganan khusus dikarenakan faktor beratnya, tingkat kesulitannya atau masalah lainnya.

·         Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya

·         Gunakan peralatan yang sesuai

·         Pahami aturan keselamatannya

Dalam kegiatan administrasi penerimaan sarana kantor biasanya beberapa dokumen sebagai berikut :

1.      Bukti penerimaan barang

2.      Laporan penerimaan baran (receiving report).

Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi tentang rincian barang yang diterima, yang mencakup tanggal diterima, nama pengirim, nama pemasok dan nomor order pembelian.

Contoh laporan penerimaan barang sebagai berikut :

Tahapan Penerimaan Barang:
1. Masuk gudang.
2. Parkir dan antri.
3. Bongkar muat di loading dock.
4. Penyusunan barang bongkaran.
5. Pengecekan barang vs dokumen.
6. Pemasukan data kedalam system
7. Legitimasi dokumen.
8. Keluar gudang.

Departemen Pengolah Data.

Setelah menerima input data penerimaan barang, departemen ini menjalankan program update file dan pencetakan laporan penerimaan barang, dengan menggunakan file induk pemasok, file induk persediaan dan file order pembelian.Pada tahap ini, komputer akan membandingkan data input dengan data pada file order pembelian. Jika ada perbedaan, maka perbedaan ini akan segera ditayangkan dilayar monitor agar segera bisa dikoreksi.Selanjutnya program komputer akan memperbaiki field kuantitas barang dipesan dan field kuantitas tersedia dalam file induk persediaan, mencatat tanggal penerimaan barang dalam file induk persediaan dan mencatat kuantitas diterima dalam file order pembelian.

Keluaran dari proses ini adalah penerimaan barang sebanyak dua lembar dan diserahkan ke departemen penerimaan barang. Setelah menerima laporan penerimaan barang, departemen penerimaan barang mendistribusikan laporan tersebut sebagai berikut :

• Lembar ke 1 bersama-sama dengan barangnya diserahkan ke bagian gudang.
• Lembar ke 2 bersama-sama dengan order pembelian dan slip pengepakan diarsipkan urut dokumen.

Prosedur Penerimaan Barang.

Departemen penerimaan barang menerima barang bersama-sama dengan slip pengepakan, selanjutnya mencocokkan barang yang diterima dengan arsip order pembelia, memeriksa kondisi fisik barang, menghitung kuantitas dan mengentry data penerimaan kekomputer

Mengadministrasikan penyimpanan barang sarana kantor

Setelah menerima laporan penerimaan barang bersama-sama barangnya dari departemen penerimaan barang, gudang akan memeriksa dan menghitung barang, kemudian menandatangani laporan penerimaan barang dan meneruskan laporan tersebut ke bagian utang.

Dalam kegiatan penerimaan barang ada 3 kemungkinan yang dihadapi :

1.      Menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan.

2.      Menerima barang yang rusak.

3.      Menerima barang dengan kuantitas rendah.

Biasanya pemasok akan memberikan kesempatan kepada pembeli untuk mengoreksi faktur pembelian terhadap barang-barang yang tidak sesuai dengan pesanan.

Penerimaan dan Penyimpanan.

Tujuan utama diselenggarakan fungsi penerimaan dan penyimpanan barang adalah untuk memferifikasi barang yang diterima dari pemasok dan melindungi barang tersebut dari kehilangan atau pencurian.

Berikut ini ancaman-ancaman dan prosedur pengendalian yang berhubungan dengan penerimaan dan penyimpanan barang.

-       Penerima barang yang tidak dipesan.

Penerimaan kiriman barang yang tidak dipesan menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengembalian barang ke pemasok.

-       Kesalahan dalam penghitungan barang yang diterima.

Perhitungan barang yang diterima secara akurat merupakan faktor penting dalam menyelenggaan catatan persediaan perpetual yang akurat.

-       Pencurian Barang.

Kehilangan barang dapat diatasi dengan prosedur :

a.         Barang harus disimpan dalam lokasi yang aman dan akses ke lokasi tersebut dibatasi.

b.         Seluruh transfer barang antar bagian dalam perusahaan harus didokumentasikan.

Contoh :

Departemen penerimaan barang dan departemen penyimpanan harus  mengetahui adanya transfer barang dari lokasi penerimaan ke gudang.

Dibawah ini adalah contoh kartu gudang :

Setiap barang yang diterima dari departemen penerimaan barang, barang tersebut harus dihitung dan diperiksa kembali, apakah barang yang diterima sudah sesuai dengan laporan penerimaan barang dan mencatat ke dalam kartu gudang, kemudian barang disimpan digudang berdasarkan nama, jenis dan spesifikasi barang. Demikian juga untuk barang yang dikembalikan kepada pemasok dan barang yang akan dijual mutasinya harus dicatat dalam kartu gudang.

2.      Pendistribusian sarana dan prasarana kantor.

Pengertian Pendistribusian Sarana Prasarana.

Pendistribusian merupakan kegiatan yang menyangkup pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi/ pemegang yang satu kepada instansi/ pemegang yang lain. Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu. Dalam prosesnya ada 3 hal yang harus diperhatikan yaitu ketepatan barang yang di sampaikan, baik jumlah maupun jenisnya, ketepatan sasaran penyampaiannya, ketepatan kondisi barang yang di salurkan. Dalam rangka itu paling tidak 3 langkah yang sebaiknya di tempuh pleh bagian penanggung jawab penyimpanan atau penyaluran, yaitu :

a. Penyusunan alokasi barang;

b. Pengiriman barang;

c. Penyerahan barang.

Langkah- langkah Pendistribusian Sarana Prasarana

1). Penyusunan Alokasi

Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian/ pendistribusian barang sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing- masing, maka perlu disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh- sungguh dapat menunjang kegiatan instruksional.

Dalam penyusunan alokasi barang tersebut perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

a.       penerimaan barang

b.      waktu penyerahan barang

c.       jenis barang

d.      jumlah barang

e.       kegunaan/ keperluan barang

.   

2). Pengiriman Barang

Pengiriman barang dari pusat- pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

a.       cara pengiriman

b.      pengemasan

c.       pemuatan

d.      pengangkutan

e.       pembongkaran

3). Penyerahan Barang

Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan barang, surat pengantar, tanda terima, biaya pengiriman dan lain sebagainya.

Barang yang telah di terima di inventarisasikan oleh panitia pengadaan, setelah kebenarannya di periksa berdasarkan daftar yang ada perlu surat pengantar, tidak berarti semua personil sekolah bisa menggunakan secara bebas. Barang – barang tersebut perlu di atur lebih lanjut untuk memudahkan pengawasan dan pertanggung jawaban. Apabila pendistribusiannya tidak di atur dengan sebaik-baiknya, pengelolaan perlengkapan sekolah akan mengalami kesulitan dalam membuat laporan pertanggung jawabannya.

Dalam kaitan dengan perihal di atas, perlu adanya penyusunan alokasi pendistribusian. Dengan terlebih dahulu di lakukan penyusunan alokasi pendistribusian barang-barang yang telah di terima oleh sekolah yang dapat di salurkan sesuai dengan kebutuhan barang pada bagian – bagian sekolah, dengan melihat kondisi, kualitas, dan kuantitas barang yang ada. Semakin jelas alokasinya, semakin jelas pula pelimpahan tanggung jawab pada penerima. Dengan demikian pendistribusian akan lebih mudah di laksanakan dan di kontrol setiap saat. Tujuan akhir penyusunan alokasi tersebut pada akhirnya adalah untuk menghindari pemborosan yang seharusnya tidak terjadi

Tahap kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi order dan mengirimkan barang. Bagian gudang bertanggung jawab intuk memenuhi order pelamggan dengan mengeluarkan barang dari gudang sesuai dengan intruksi yang tercantum dalam tiket pengambilan barang (picking ticket). Metode pengiriman yang digunakan, departemen pengiriman membutuhkan informasi yang akurat tentang jenis barang apa yang akan dikirim dan kemana barang tersebut akan dikirimkan. Informasi ini disampaikan melaui dokumen yang diterima dari departemen order penjualan dan gudang. Adapun arus dokumen pada aktifitas pengiriman dapat dilihat pada gambar sebagai berikut :

Keterangan:

1.      Bagian gudang menerima 3 lembar bukti permintaan dan pengeluaran barang(BPPBG)

2.      Proses pengkajian dan mengisikan kuantitas barang sesuai dengan BPPBG

3.      Lembar 1 bersambung kebagian akuntansi dan dicatat pada kartu gudang.

4.      Lembar 2 dikirimkan kebagian pengiriman barang bersamaan dengan barang pesanan

5.      Lembar 3 dijadikan arsip permanen berdasarkan urutan nomor.

Dalam menyiapkan dan mengirimkan dokumen pengiriman barang prosedurnya sbb:

·         Departemen ini mula-mula menerima tembusan order penjualan, kemudian diarsipkan urut nomor. Selanjutnya departemen ini menerima tiket pengambilan barang bersamaan dengan barangnya dari gudang .

·         Departemen ini akan menghitung barang dan membandingkan hasil perhitungan fisik dengan kuantitas yang tertulis dalam tiket pengambilan barang dan kuantitas yang ditujukkan pada slip pengepakan yang telah diterima sebelumnya.

·         Petugas pengiriman menghitung barang yang diterima dari gudang, data tentang nomor order penjualan, kode barang, dan kuantitas barang dimasukkan kedalam komputer dengan menggunakan terminal on line. Pada tahap ini juga dilakukan pengecekan edit sebagaimana pada aktivitas input data sebelumnya, untuk menjamin bahwa data pengiriman valid, akurat dan lengkap.

·          Setelah komputer menerima input data pengiriman, baru menjalankan program edit data dan pencetakan dokumen pengiriman, dengan menggunakan file induk persediaan dan rile pengiriman. Prosedur ini akan memutakhirkan file kuantitas dalam file induk persediaan. Keluaran dari proses ini adalah surat muat dan seluruhnya diserahkan kedepartemen pengiriman. Surat muat adalah dokumen yang berisi kontrak resmi yang menetapkan tanggung jawab terhadapa barang yang ada dalam proses pengiriman. Dokumen ini mengidentirikasi perusahaan pengangkut, sumber, tujuan dan berbagai instruksi pengiriaman dan menunjukkan pada siapa (pemasok atau pelanggan) yang harus membayar biaya pengiriman.

Departemen pengiriman. Setelah menerima surat muat, bagian pengiriman akan mendistribusikannya sbb:

1.      Lembar ke-1 diteruskan kebagian penagihan untuk memberitahu bagian penagihan agar mulai menyiapkan faktur penjualan.

2.      Lembar ke-2 diserahkan ke perusahaan pengiriman

3.      Lembar ke-3 beserta barang dan slip pengepakan dikirimkan ke pembeli

4.      Lembar ke-4 bersama dengan tiket pengambilan barang, diarsipkan urut nomor untuk memantau pengiriman barang.